ÉNONCÉ SUR LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE VISANT LA MAIN-D’ŒUVRE DE QUEBEC LINGE - CANADA

Date d’entrée en vigueur : le 2 octobre 2023

Le présent énoncé (Énoncé) décrit comment Quebec Linge recueille, utilise, conserve et partage les renseignements personnels de ses employés, y compris ses employés actuels et anciens, son personnel temporaire et ses stagiaires (employés), ainsi que de ses consultants, ses travailleurs occasionnels et ses entrepreneurs indépendants (Entrepreneurs) (collectivement, le personnel, vous, votre ou vos). Cet Énoncé s’applique également aux candidats à un poste chez Quebec Linge (Candidats).

Aux fins du présent Énoncé, Quebec Linge désigne collectivement la société du groupe Quebec Linge qui vous embauche ou vous engage, ou l’une de ses entités affiliées (« Quebec Linge » ou « nous », « notre » ou « notre »). Vous pouvez communiquer avec ces sociétés en utilisant les coordonnées pertinentes indiquées à la rubrique « Votre personne-ressource pour toute question » ci-dessous.

1  Renseignements que nous recueillons à votre sujet

Aux fins du présent Énoncé, on entend par renseignements personnels les renseignements qui concernent ou décrivent un consommateur particulier, ou qui permettent de l’identifier, ou qui sont susceptibles d’être associés ou pourraient raisonnablement être liés, directement ou indirectement, à un consommateur particulier. Les renseignements personnels ne comprennent pas les renseignements dépersonnalisés qui ne concernent ou ne décrivent pas un consommateur particulier, ou qui ne permettent pas de l’identifier, ou qui ne sont pas susceptibles d’être associés ou ne pourraient raisonnablement être liés, directement ou indirectement, à un consommateur particulier. Nous recueillerons et utiliserons une partie ou la totalité des renseignements personnels suivants à votre sujet avant, pendant et après votre emploi (ou une fonction similaire) :

  1. Les renseignements d’identification, comme le nom, la date et le lieu de naissance, l’adresse courriel, le numéro d’assurance sociale (employés seulement), le numéro de permis de conduire (employés seulement), les adresses postales actuelles et antérieures et les numéros de téléphone;
  2. Les renseignements professionnels ou relatifs à l’emploi (employés et candidats uniquement), tels que le service, le lieu de travail, l’intitulé du poste, les absences du travail, le rendement, les antécédents criminels, les évaluations du rendement, les références professionnelles, l’appartenance à un syndicat (le cas échéant) et les renseignements relatifs aux personnes à charge;
  3. Les renseignements concernant l’activité sur Internet ou les réseaux électroniques, comme les détails de votre utilisation des systèmes de Quebec Linge et des communications envoyées par l’entremise de ces systèmes, ainsi que des renseignements sur la géolocalisation (s’il y a lieu). Par exemple, Quebec Linge suit les activités sur les navigateurs des appareils de la société pour s’assurer que le personnel n’accède pas à des sites Web qui pourraient exposer l’utilisateur ou la société à des dommages
  4. Les renseignements commerciaux (employés seulement), comme les détails des déplacements que vous effectuez ou les dépenses que vous engagez dans le cadre de votre emploi ou de votre fonction;
  5. Les classifications protégées (employés seulement), comme la race, l’ascendance, le sexe, l’âge, l’état civil, la situation familiale, les renseignements médicaux et le degré d’invalidité;
  6. Les renseignements sur la formation (employés et candidats seulement), comme la formation préalable, les diplômes et les attestations;Education information (employees and applicants only), such as your prior training; degrees, certifications;
  7. Les renseignements financiers (employés seulement), comme les renseignements sur le compte bancaire ou le dossier de crédit, le cas échéant;
  8. Les antécédents de conduite routière (employés et candidats), tests de dépistage de drogues et d’alcool (employés et seulement dans de rares cas);
  9. Les renseignements sur l’utilisation de véhicules (conducteurs seulement), recueillis au moyen (i) de caméras de tableau de bord extérieures ou (ii) de dispositifs télématiques pouvant être installés dans les véhicules de la société. Ces dispositifs peuvent enregistrer des données comme l’utilisation de la ceinture de sécurité, le temps de fonctionnement au ralenti, les excès de vitesse, la conduite agressive (accélération sévère, freinage sec et/ou prise de virage serré), les données de localisation, l’historique des déplacements et la manœuvre de recul. Cette clause est décrite plus en détail dans la Politique sur la télématique – Activités au Canada (Telematics Policy – Canadian Operations);
  10. Le suivi par vidéo (personnel présent) assuré par des caméras de surveillance qui fonctionnent 24 h/24, 7 j/7, installées dans les locaux de Quebec Linge. Ces caméras sont principalement orientées vers l’extérieur et utilisées à des fins de sécurité. Bien qu’il ne s’agisse pas d’une fin principale (en l’absence d’une enquête précise), si l’inconduite d’un employé est captée par des caméras de surveillance, des séquences peuvent être utilisées à des fins disciplinaires;
  11. Les renseignements issus du suivi, y compris du suivi des activités réalisées au travail, des horodatages et des scores d’efficacité, recueillis par le biais de divers programmes et appareils de la société, décrits plus en détail ci-après à la rubrique relative au suivi électronique.
  12. Les renseignements recueillis dans le cadre de séances de TI. Si vous demandez ou si vous avez besoin d’aide en matière de TI, notre personnel des TI peut effectuer une prise de contrôle des TI à distance, au cours de laquelle il peut voir l’activité de l’appareil, y compris les saisies au clavier effectuées pendant la séance. Il est conseillé aux membres du personnel de limiter la quantité de renseignements personnels stockés sur les appareils de la société ou qui sont visibles sur l’écran de bureau ou l’écran d’accueil des appareils afin de limiter l’affichage par inadvertance des renseignements personnels pendant une séance de TI;.
  13. Les autres renseignements que vous fournissez, y compris les réponses aux sondages internes et les autres renseignements recueillis dans le cadre d’une enquête.

2  Façon dont nous utilisons les renseignements personnels

Nous utilisons vos renseignements personnels aux fins suivantes :

  1. Le recrutement et l’embauche (candidats et employés seulement), par exemple l’évaluation de votre admissibilité au travail, la vérification des références et la vérification des antécédents.
    1. À des fins de recrutement et pour nous aider à évaluer votre capacité à occuper un emploi, nous traitons vos renseignements d’identification et vos renseignements professionnels ou ceux relatifs à l’emploi et à la formation.
  2. À des fins de vérifications (candidats et employés), telles que les vérifications d’antécédents, y compris d’antécédents criminels, les vérifications d’antécédents pour les postes auprès de personnes vulnérables, les vérifications de crédit, les vérifications antifraude, les vérifications pour prévenir la fraude et le blanchiment d’argent et les tests de dépistage de drogues et d’alcool, dans la mesure permise par les lois sur le travail applicables.
    1. Aux fins des vérifications, nous traitons vos renseignements d’identification, vos classifications protégées, vos antécédents de crédit, vos renseignements professionnels ou relatifs à l’emploi, vos antécédents de formation, vos antécédents de conduite routière et vos tests de dépistage de drogues ou d’alcool.
  3. La gestion générale des ressources humaines (employés seulement), comme les communications avec le personnel, l'accueil et le départ des employés, la planification de la relève, la gestion du développement de votre carrière, l’évaluation de votre aptitude à occuper un poste particulier, l’évaluation de votre salaire et des autres formes de rémunération et le rendement.
    1. Pour la gestion générale des ressources humaines, nous traitons vos renseignements d’identification, vos renseignements professionnels ou ceux relatifs à l’emploi, vos renseignements issus du suivi, vos renseignements sur la formation et vos renseignements financiers.
  4. La gestion des salaires, des charges et des avantages sociaux du personnel (employés seulement), y compris la gestion de l’assurance, de la paie, des régimes de retraite, des autres avantages sociaux et de l’impôt des employés, et la gestion des dépenses et des remboursements par la société (y compris la consultation du détail des opérations effectuées au moyen de cartes de crédit de la société et des déplacements effectués pour le travail).
    1. To administer salary, expenses, and benefits, we process your identifiers, professional or employment information, commercial information, and financial information.
  5. La gestion des absences et des exigences en matière de santé au travail (employés seulement), y compris la tenue d’un registre des absences et la communication avec les personnes à charge ou les autres membres de la famille en cas d’urgence.
    1. Pour la gestion des absences et des exigences en matière de santé au travail, nous traitons vos renseignements d’identification, vos renseignements professionnels ou ceux relatifs à l’emploi et vos classifications protégées.
  6. Le suivi électronique (employés). Quebec Linge contrôle les activités des appareils et des systèmes de la société à des fins de gestion des employés, y compris pour assurer le suivi des politiques de Canadian Line et gérer la conformité à celles-ci, évaluer la productivité au travail et prévenir, détecter et combattre la fraude ou d’autres activités illégales ou non autorisées, notamment les activités jugées inacceptables, comme il est indiqué dans la Politique sur la conduite des affaires (Business Conduct Policy) et la Politique d'utilisation acceptable (Acceptable Use Policy).
    1. À des fins de suivi et de sécurité, nous traitons vos renseignements d’identification, vos renseignements concernant l’activité sur Internet ou les réseaux électroniques, vos renseignements issus du suivi et vos renseignements professionnels ou relatifs à l’emploi.
    2. Ce suivi peut comprendre l’utilisation d’actifs ou de ressources de Quebec Linge, y compris, mais sans s’y limiter, l’utilisation d’un ordinateur, d’un téléphone ou d’un autre outil de communication, y compris des appareils cellulaires et mobiles fournis par la société, en tout temps. En plus de ce qui précède, Quebec Linge utilise les logiciels de gestion des employés suivants :
    1. Spindle, qui recueille certains renseignements (tâche de travail, durée et efficacité) lorsque les employés effectuent des numérisations dans les postes informatiques à l’aide de leur carte Spindle;
    2. Kronos, qui enregistre les heures de début et de fin de travail et les horaires de travail des employés non salariés (tels que communiqués par les employés); et
    3. ManagerPlus, qui assure le suivi des activités de l’équipe d’entretien tel que communiqué par les membres de l’équipe d’entretien. Ces renseignements sont principalement utilisés à des fins d’entretien et de réparation, mais peuvent être utilisés à des fins d’enquête et de gestion des employés dans certaines situations.
  7. Le contrôle de la flotte de véhicules (conducteurs uniquement). Lorsque la flotte de véhicules est mise à disposition, des renseignements sur l’utilisation du véhicule peuvent être recueillis à l’aide de dispositifs télématiques installés dans le véhicule et/ou d’enregistrements de la caméra du tableau de bord. Ces renseignements sont recueillis dans le but, entre autres, de vous protéger et/ou de protéger Quebec Linge en cas de poursuites judiciaires, d’enquêter sur des incidents, de contrôler et de promouvoir la sécurité des véhicules de Quebec Linge, de contrôler, de suivre et de protéger l’inventaire de véhicules de Quebec Linge, et de contrôler et de gérer la conformité aux politiques de Quebec Linge.
  8. À des fins liées aux technologies de l’information (TI), comme le soutien informatique pour les systèmes d’information et l’authentification des utilisateurs de Quebec Linge
    1. Aux fins liées aux technologies de l’information, nous traitons vos renseignements d’identification, vos renseignements professionnels ou relatifs à l’emploi, ainsi que vos renseignements concernant l’activité sur Internet ou les réseaux électroniques, dans la mesure où vous utilisez les actifs, les appareils ou les ressources de Quebec Linge.
  9. Le stockage des communications, des dossiers et des produits du travail du personnel, y compris, au besoin, afin d’exploiter l’entreprise de Quebec Linge. Ces communications et dossiers peuvent contenir des renseignements personnels liés au travail ou à la vie privée..
    1. Pour stocker les communications, les dossiers et les produits du travail du personnel, nous traitons vos renseignements d’identification, vos renseignements professionnels ou relatifs à l’emploi et les renseignements concernant les activités électroniques sur Internet
  10. Le respect de nos obligations juridiques, comme le suivi de l’égalité des chances, les audits ou, le cas échéant, l’exercice, l’établissement ou la défense de droits en justice, y compris la divulgation de vos renseignements personnels à des tiers dans le cadre de procédures ou d’enquêtes partout dans le monde, comme les pouvoirs publics, les organismes d’application de la loi, les organismes de réglementation et les parties tierces d’un procès.
    1. À ces fins, nous recueillons vos renseignements d’identification, vos classifications protégées (employés seulement), vos renseignements professionnels et ceux relatifs à l’emploi, ainsi que vos renseignements concernant l’activité sur Internet ou les réseaux électroniques.
  11. Lorsque nous modifions notre structure d’entreprise, par exemple en cas de vente ou de restructuration d’entreprise, nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à tout acquéreur potentiel de toute partie de l’entreprise de Quebec Linge, ou à tout investisseur éventuel dans une telle partie de l’entreprise (ainsi qu’à leurs conseillers juridiques et consultants), aux fins de cette acquisition ou de cet investissement.
    1. À cette fin, nous traitons vos renseignements d’identification, vos renseignements professionnels et relatifs à l’emploi et vos classifications protégées.

3  Façon dont nous partageons vos renseignements personnels

Relativement aux fins énumérées à l’article 2 ci-dessus et conformément au présent Énoncé :

  1. La société du groupe Quebec Linge qui vous embauche ou vous engage partage vos renseignements personnels avec les sociétés affiliées de Quebec Linge lorsque cela est nécessaire pour les besoins administratifs internes de Quebec Linge. En particulier, vos renseignements personnels peuvent être partagés avec des sociétés affiliées de Quebec Linge à l’extérieur du Canada, qui recueilleront, utiliseront et conserveront vos renseignements personnels aux États-Unis. Ces sociétés affiliées sont autorisées à traiter vos renseignements personnels pour le compte de votre employeur afin de contribuer aux tâches liées aux ressources humaines, notamment la gestion des salaires, de la rémunération, de l’équité et/ou des régimes d’avantages sociaux des employés. Quebec Linge peut accorder à d’autres entités du groupe l’accès à ces données lorsque cela est nécessaire aux fins conformes au présent Énoncé.
  2. Dans des situations limitées, Quebec Linge peut partager vos renseignements personnels avec certains tiers dans le but de gérer les relations de Quebec Linge avec ses clients et ses parties liées, comme les syndicats.
  3. Sous réserve des exigences juridiques locales, nous pouvons faire appel à des tiers pour nous aider en matière de ressources humaines et de services liés aux TI, comme des prestataires de services de paie, des prestataires de soins de santé, des assureurs, des gestionnaires de retraite, des prestataires de services de stockage de systèmes d’information, des prestataires de services de gestion des TI, des comptables et des conseillers juridiques, des prestataires de plateformes télématiques pour véhicules et d’autres prestataires tiers qui ont besoin de vos renseignements personnels pour fournir leurs services. Nous exigeons que ces prestataires de services externes ou ces tiers assurent une protection adéquate de vos renseignements personnels et se conforment aux exigences juridiques locales et à nos normes en matière de confidentialité et de protection des données
  4. En outre, nous pouvons partager vos renseignements personnels avec d’autres tiers lorsque la divulgation est autorisée ou requise par la loi afin de se conformer aux obligations légales, de protéger nos droits et notre propriété, ou de protéger la sécurité de notre personnel ou celle de tout autre tiers. Par exemple, pour les employés qui conduisent les véhicules de notre société, nous partageons les renseignements concernant leur numéro de permis de conduire, leur nom et leur province avec le ministère des Transports afin de nous conformer aux exigences réglementaires.

4  Transfert transfrontalier des renseignements

Les prestataires de services et les sociétés affiliées mentionnés ci-dessus peuvent être situés en dehors du Canada. Par conséquent, vos renseignements personnels peuvent être transférés à l’extérieur du Canada et peuvent être accessibles aux tribunaux, aux organismes d’application de la loi et aux entités de sécurité nationale dans ces territoires étrangers. De même, si vous êtes situé au Québec, vos renseignements personnels peuvent être communiqués à l’extérieur du Québec. Si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements écrits sur nos politiques et pratiques concernant le traitement des renseignements personnels par nos prestataires de services ou nos sociétés affiliées à l’extérieur du Canada, veuillez communiquer avec l’équipe responsable de la protection de la vie privée de Quebec Linge à l’adresse privacy@vestis.com..

5  Stockage des renseignements personnels

Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps qu’ils seront nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et à toute autre fin permise ou requise (par exemple, pour nous conformer aux exigences réglementaires relatives à la conservation de ces renseignements). Nos périodes de conservation sont fondées sur les besoins de la société et les lois pertinentes. Veuillez noter que ces périodes peuvent être prolongées lorsque cela est raisonnablement nécessaire (par exemple, lorsque la loi ou un organisme de réglementation nous y oblige). Nous dépersonnaliserons ou détruirons en toute sécurité les renseignements personnels dont nous n’avons plus besoin. Nous nous réservons le droit d’utiliser les renseignements dépersonnalisés à des fins commerciales légitimes sans vous en avertir ou demander votre consentement.

6  Vos droits

Selon l’endroit où vous vous trouvez, vous pouvez avoir certains droits de protection des données prévus par les lois sur la protection des renseignements personnels. Il peut s’agir de droits portant sur ce qui suit :

  • L’accès et/ou la rectification. Vous pouvez accéder à vos renseignements personnels et/ou les rectifier ou les mettre à jour en écrivant à privacy@vestis.com..
  • Le retrait de consentement. Lorsque la collecte de vos renseignements personnels est basée sur le consentement, vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation ou à la divulgation continue de vos renseignements personnels (sous réserve de restrictions légales et contractuelles et d’un préavis raisonnable). Vous pouvez retirer votre consentement en écrivant à privacy@vestis.com..
  • Veuillez vous reporter aux lois sur la protection des renseignements personnels dans votre région géographique pour connaître les droits particuliers qui peuvent être prévus en plus de la description générale ci-dessus. privacy@vestis.com..

7  Votre personne-ressource pour toute question

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant les renseignements personnels, veuillez communiquer avec l’équipe responsable de la protection de la vie privée à l’adresse privacy@vestis.com..

8  Modifications apportées au présent Énoncé

Le présent Énoncé a été mis à jour pour la dernière fois à la date d’entrée en vigueur indiquée dans la partie supérieure de l’Énoncé. Nous vous aviserons de tout changement important apporté au présent Énoncé en publiant les renseignements sur le changement dans l’intranet ou par tout autre moyen raisonnable avant que le changement ne prenne effet. Nous conserverons les versions antérieures de la présente politique pendant au moins trois ans.